Doen:

• Omschrijf de voor de opdracht relevante informatie, zoals achtergrond informatie over de opdrachtgever en haar producten/diensten;
  
  
• Vermeld de bijbehorende strategie;
  
  
• Wat is het einddoel van het project en wat zijn de tussentijdse doelstellingen, waar het bureau rekening mee moet houden?;
  
  
• Geef een duidelijk overzicht met wensen en eisen ;
  
  
• Hanteer een duidelijke planning. Is er geen planning? Geef dit dan eveneens aan. Is er een krappe deadline, benadruk dit dan;
  
  
• Geef een (richtlijn voor het) budget aan;
  
  
• Indien er technische vereisten zijn, geef dit dan aan;
  
  
• Zorg voor contactgegevens als e-mail en telefoonnummers van betrokkenen voor het opvragen van extra informatie;
  
  
• Lever diverse andere zaken aan waar nodig, zoals een huisstijlhandboek, beeldmateriaal, tekstmateriaal, etc.

Liever niet doen:

• De briefing dusdanig specificeren dat er geen ruimte is voor creatieve vrijheid, indien dat wel wordt gewenst van het bureau;
  
  
• Irrelevante informatie opnemen in de briefing;
  
  
• Wees niet te vaag of suggestief. Geen concrete informatie;
  
  
• Probeer content en briefing los te koppelen, maar refereer naar bijlagen.

Kortom: neem de tijd om de bouwstenen van jouw briefing te bepalen. Alleen dan mag je creatieve en succesvolle communicatie verwachten.

4 februari 2013 - Kristra Nederveen

Een goede briefing inspireert tot creatieve en succesvolle communicatie

Succesvolle communicatie valt of staat met een goede briefing. En belangrijker nog: de communicatie van de briefing is essentieel. Hoe groot of klein een project ook is. Hoe passievol je ook over jouw onderneming of jouw product vertelt. Als je wilt dat een bureau met een realistische doorvertaling komt van jouw wensen, dan is een duidelijke vraagstelling essentieel. De briefing is het belangrijkste stuk informatie dat een klant aan zijn bureau geeft. Hoe beter deze is opgezet, des te beter de resultaten. Maar de praktijk leert anders: een briefing wordt vaak overgeslagen. En met het schaamrood op de kaken kan ik dit alleen maar bevestigen. In de hectiek van de dag, even snel mondeling een vormgever vertellen wat ‘em de komende uren te doen staat… Dat werkt niet. Dan krijg je terug, wat je er in stopt: niets. Niet voor niets hoor je vaak: ‘garbage in, garbage out’. En dat is in het communicatie vak niet anders. Dat ligt overigens niet aan de vormgever, maar aan de persoon die in zijn of haar hoofd heeft zitten wat er moet gebeuren, maar het simpelweg vergeet te communiceren. Neem de briefing door met het bureau of de vormgever, ligt ‘em mondeling toe en pas waar nodig aan, alvorens je de briefing definitief doorzet. Zorg dus altijd voor een goede overdracht van de briefing. Bijstellen, achteraf discussiëren en opnieuw beginnen levert frustraties op en is bovendien kostbaar.

In de praktijk wordt een briefing vaak overgeslagen, of deugt simpelweg niet; hij is te-kort-door-de-bocht of te wollig. Een slechte of ontbrekende briefing maken de kans op teleurstelling groot. De opdrachtgever is ontevreden en de opdrachtnemer snapt de ontevredenheid niet.

Laten we voorop stellen dat een goede briefing flexibel en per project verschillend is. Het is geen standaard document dat je invult om de snelheid te bespoedigen. Soms zie je een exemplaar voorbijkomen die precies doet wat er van verlangd wordt: er worden verwachtingen aangegeven, juiste informatie overhandigd, kaders geschept en dat alles op een concrete manier. Geen enkele aanvraag is hetzelfde. Dat is juist het leukste van ons vak; alles is maatwerk. Geef echter aan wat je verwacht van een bureau. Creativiteit? Dan is het prettig om duidelijke kaders te geven zoals een deadline, een budget en een doel. Is de aanvraag specifieker, dan is het gewenst om alle van te voren bepaalde wensen al in kaart te brengen. Probeer de informatie zo logisch mogelijk te verwoorden en te presenteren.